ABC-analyysi. Helppo tapa tehostaa toimintaa!

Oikeiden päätösten tekemiseen vaaditaan riittävä analyysi ja mittaus. Kun yrityksen erilaisten tapahtumien määrä on pieni, omistajat tietävät hyvin rahoitukseen ja toimintaan liittyvän tärkeysjärjestyksen. Usein alkavalle yrittäjälle kaikki asiat ovat hyvin samanarvoisia ja helposti hahmotettavissa. Yrityksen kasvaessa tilanne kuitenkin muuttuu ja ilman kunnollista analyysiä menetetään rahaa keskittymällä liikaa asioihin, jotka eivät tuota yritykselle hyvinvointia. Saatetaan esimerkiksi palkata työntekijä, jota ei oikeasti tarvittaisi.

ABC-analyysi mittaamisen välineenä

Asioiden mittaamisen ja arvioinnin tulee tapahtua nopeasti ja helposti. Seuranta ei saa häiritä varsinaista liiketoimintaa. Sen tehtävä on ainoastaan auttaa päätöksenteossa. Kattavaa analyysiä ei juurikaan voi tehdä vain yhdellä välineellä. Kuitenkin yhdellä hyvällä analyysillä voidaan jo tehdä huomattavia tuloksia, kun vain muistetaan säilyttää terve järki.

Useisiin tilanteisiin sopiva helppo tapa analysoida tilannetta on ABC-analyysi. Analyysi auttaa luokittelemaan ja priorisoimaan esimerkiksi hankinnan, tuotannon ja myynnin toimenpiteitä. Se auttaa kohdentamaan resursseja ja valitsemaan oikeat toimintatavat eri ABC-luokille. Analyysi ei vaadi erillisiä järjestelmiä, vaan useinmiten tarvittavat tiedot saadaan helposti hankittua yrityksen olemassa olevista järjestelmistä.

ABC-analyysi pohjautuu Pareto-periaatteeseen, jossa pieni määrä asioita aiheuttaa suurimman osan vaikutuksesta. Pareto perustuu 20/80 suhteeseen. Tämä tarkoittaa, että 20% asiakkaista aiheuttaa 80% työstä tai 20% hankinnasta aiheuttaa 80% kustannuksista. Tämä on vain periaatteellinen jako. Usein suhde saattaa olla esimerkiksi 5/95, jolloin luokitellaan tiukasti rajattu A-luokka. Tässä tapauksessa saatetaan toimenpiteiden kohdistamisella saada aikaan huomattavia rahallisia tuloksia.

Arvioinnin pohjana ABC-analyysissä käytetään euromääräistä kokonaisvolyymiä, tyypillisesti vuositasolla. Jos yritykset volyymit ovat suuret, voidaan analyysi tehdä myös kvartaaleittain tai esimerkiksi projekteittain.

Tyypillisesti A-luokan koko on n. 5-10% kokonaisuudesta. A-luokkaan tulee tuotteet, joilla on selkeästi suurin vaikutus yrityksen toimintaan. Ostonimikkeiden osalta jakoperusteena voidaan käyttää vuosittaista euromääräistä ostovolyymia. Tyypillisesti muutaman tuotteen hallinnalla voidaan vaikuttaa huomattavasti kassavirtaan ja käyttöpääoman riittävyyteen. Tällöin resurssien tulisi kohdistua selkeästi enemmän A-nimikkeiden hallintaan. B-nimikkeiden määrä on tyypillisesti noin 15-25% ja C-luokka vastaavasti kaikki loput. On selvää, että B-luokkaan tulisi käyttää selkeästi vähemmän resursseja kuin A-luokkaan ja C-nimikkeet tulisi hoitaa mahdollisimman vähällä työmäärällä.

Mitä luokittelun jälkeen?

Pelkkä luokittelu ei riitä, vaan on tarpeellista analysoida A-luokan tuotteet tarkemmin. Onko aiheellista muuttaa hankintakanavia rahoituskustannusten vuoksi? Tai kyetäänkö toimittajan kanssa saamaan parempi sopimus aikaan? Pitäisikö ostoerää pienentää? Tilanteeseen löytyy erilaisia ratkaisuja, jotka jokainen pitää harkita yrityskohtaisesti.

Myös C-luokan tuotteita pohditaan, mutta yleensä enemmän toiminnan sujuvuuden näkökulmasta. Voidaanko kaikki C-luokan tuotteet hankkia kahdelta tai kolmelta toimittajalta? Paljonko tämän vaikutus olisi ostohintaan suhteessa saatuun hyötyyn? Tulisiko se kokonaiskustannuksiltaan halvemmaksi? Tai olisiko se riittävä helpotus työtaakkaan, jotta kustannus olisi perusteltua sen vuoksi? Voidaanko ostoeräkokoa kasvattaa, jotta tilauksiin kohdistuvaa työtä olisi mahdollisimman vähän?

Lisähyötyä muilla työkaluilla

Mikäli halutaan kattavampi kuva kokonaisuudesta voidaan ABC-analyysiin yhdistää muita helppoja työkaluja. Esimerkiksi asiakaspalvelua pohdittaessa voidaan miettiä asiakkaiden vaatimaa palvelua tai vaikka liikevaihtoa suhteessa palvelun tarpeeseen. Jollekin asiakkaalle palveluksi riittää nettikauppa, kun taas toinen asiakas tarvitsee henkilökohtaista apua esimerkiksi suunnittelussa. Tekemällä näistä asioista matriisiin, yksinkertaisen taulukon, voidaan luokitella erilaisten asiakkaiden tarvitseman palvelun resursointi.

Tuotantoyrityksessä voidaan huomioida myös tapahtumamäärät. Tällöin tehdään esimerkiksi XYZ-analyysi, joka on ABC-analyysin tapahtumääriin liittyvä sovellus. Kun nämä kaksi analyysia laitetaan yhteen, niin saadaan arvioitua sekä tapahtumamäärien että sitoutuneen pääoman vaikutus tuotannolle. Vastaavasti tämän avulla voidaan suunnitella tuotannon resursointia ja varastointitarvetta. Tätä voidaan käyttää myös kaupan valikoimapäätöksien teossa.

Vaikka ABC-analyysi on helppo työkalu käyttää, niin on paljon yrityksiä, joissa näihin asioihin ei ole ehditty kiinnittää huomioita. Tämän seurauksena toiminta ei ole niin tehokasta ja tuottavaa kuin sen tulisi olla. 

Haluatko kuulla lisää?

Ota rohkeasti yhteyttä ja keskustellaan lisää, miten ABC-analyysi voisi hyödyttää juuri sinun yritystäsi. Meillä on monen vuoden kokemus ABC- ja muiden analyysien käytöstä yrityksen kehittämisessä ja autamme mielellämme sinunkin yrityksesi toiminnan tehostamisessa.