Tilitoimisto Vaasa

ABC-analyysi – helppo tapa tehostaa toimintaa

ABC-analyysi. Helppo tapa tehostaa toimintaa!

Oikeiden päätösten tekemiseen vaaditaan riittävä analyysi ja mittaus. Kun yrityksen erilaisten tapahtumien määrä on pieni, omistajat tietävät hyvin rahoitukseen ja toimintaan liittyvän tärkeysjärjestyksen. Usein alkavalle yrittäjälle kaikki asiat ovat hyvin samanarvoisia ja helposti hahmotettavissa. Yrityksen kasvaessa tilanne kuitenkin muuttuu ja ilman kunnollista analyysiä menetetään rahaa keskittymällä liikaa asioihin, jotka eivät tuota yritykselle hyvinvointia. Saatetaan esimerkiksi palkata työntekijä, jota ei oikeasti tarvittaisi.

ABC-analyysi mittaamisen välineenä

Asioiden mittaamisen ja arvioinnin tulee tapahtua nopeasti ja helposti. Seuranta ei saa häiritä varsinaista liiketoimintaa. Sen tehtävä on ainoastaan auttaa päätöksenteossa. Kattavaa analyysiä ei juurikaan voi tehdä vain yhdellä välineellä. Kuitenkin yhdellä hyvällä analyysillä voidaan jo tehdä huomattavia tuloksia, kun vain muistetaan säilyttää terve järki.

Useisiin tilanteisiin sopiva helppo tapa analysoida tilannetta on ABC-analyysi. Analyysi auttaa luokittelemaan ja priorisoimaan esimerkiksi hankinnan, tuotannon ja myynnin toimenpiteitä. Se auttaa kohdentamaan resursseja ja valitsemaan oikeat toimintatavat eri ABC-luokille. Analyysi ei vaadi erillisiä järjestelmiä, vaan useinmiten tarvittavat tiedot saadaan helposti hankittua yrityksen olemassa olevista järjestelmistä.

ABC-analyysi pohjautuu Pareto-periaatteeseen, jossa pieni määrä asioita aiheuttaa suurimman osan vaikutuksesta. Pareto perustuu 20/80 suhteeseen. Tämä tarkoittaa, että 20% asiakkaista aiheuttaa 80% työstä tai 20% hankinnasta aiheuttaa 80% kustannuksista. Tämä on vain periaatteellinen jako. Usein suhde saattaa olla esimerkiksi 5/95, jolloin luokitellaan tiukasti rajattu A-luokka. Tässä tapauksessa saatetaan toimenpiteiden kohdistamisella saada aikaan huomattavia rahallisia tuloksia.

Arvioinnin pohjana ABC-analyysissä käytetään euromääräistä kokonaisvolyymiä, tyypillisesti vuositasolla. Jos yritykset volyymit ovat suuret, voidaan analyysi tehdä myös kvartaaleittain tai esimerkiksi projekteittain.

Tyypillisesti A-luokan koko on n. 5-10% kokonaisuudesta. A-luokkaan tulee tuotteet, joilla on selkeästi suurin vaikutus yrityksen toimintaan. Ostonimikkeiden osalta jakoperusteena voidaan käyttää vuosittaista euromääräistä ostovolyymia. Tyypillisesti muutaman tuotteen hallinnalla voidaan vaikuttaa huomattavasti kassavirtaan ja käyttöpääoman riittävyyteen. Tällöin resurssien tulisi kohdistua selkeästi enemmän A-nimikkeiden hallintaan. B-nimikkeiden määrä on tyypillisesti noin 15-25% ja C-luokka vastaavasti kaikki loput. On selvää, että B-luokkaan tulisi käyttää selkeästi vähemmän resursseja kuin A-luokkaan ja C-nimikkeet tulisi hoitaa mahdollisimman vähällä työmäärällä.

Mitä luokittelun jälkeen?

Pelkkä luokittelu ei riitä, vaan on tarpeellista analysoida A-luokan tuotteet tarkemmin. Onko aiheellista muuttaa hankintakanavia rahoituskustannusten vuoksi? Tai kyetäänkö toimittajan kanssa saamaan parempi sopimus aikaan? Pitäisikö ostoerää pienentää? Tilanteeseen löytyy erilaisia ratkaisuja, jotka jokainen pitää harkita yrityskohtaisesti.

Myös C-luokan tuotteita pohditaan, mutta yleensä enemmän toiminnan sujuvuuden näkökulmasta. Voidaanko kaikki C-luokan tuotteet hankkia kahdelta tai kolmelta toimittajalta? Paljonko tämän vaikutus olisi ostohintaan suhteessa saatuun hyötyyn? Tulisiko se kokonaiskustannuksiltaan halvemmaksi? Tai olisiko se riittävä helpotus työtaakkaan, jotta kustannus olisi perusteltua sen vuoksi? Voidaanko ostoeräkokoa kasvattaa, jotta tilauksiin kohdistuvaa työtä olisi mahdollisimman vähän?

Lisähyötyä muilla työkaluilla

Mikäli halutaan kattavampi kuva kokonaisuudesta voidaan ABC-analyysiin yhdistää muita helppoja työkaluja. Esimerkiksi asiakaspalvelua pohdittaessa voidaan miettiä asiakkaiden vaatimaa palvelua tai vaikka liikevaihtoa suhteessa palvelun tarpeeseen. Jollekin asiakkaalle palveluksi riittää nettikauppa, kun taas toinen asiakas tarvitsee henkilökohtaista apua esimerkiksi suunnittelussa. Tekemällä näistä asioista matriisiin, yksinkertaisen taulukon, voidaan luokitella erilaisten asiakkaiden tarvitseman palvelun resursointi.

Tuotantoyrityksessä voidaan huomioida myös tapahtumamäärät. Tällöin tehdään esimerkiksi XYZ-analyysi, joka on ABC-analyysin tapahtumääriin liittyvä sovellus. Kun nämä kaksi analyysia laitetaan yhteen, niin saadaan arvioitua sekä tapahtumamäärien että sitoutuneen pääoman vaikutus tuotannolle. Vastaavasti tämän avulla voidaan suunnitella tuotannon resursointia ja varastointitarvetta. Tätä voidaan käyttää myös kaupan valikoimapäätöksien teossa.

Vaikka ABC-analyysi on helppo työkalu käyttää, niin on paljon yrityksiä, joissa näihin asioihin ei ole ehditty kiinnittää huomioita. Tämän seurauksena toiminta ei ole niin tehokasta ja tuottavaa kuin sen tulisi olla. 

Haluatko kuulla lisää?

Ota rohkeasti yhteyttä ja keskustellaan lisää, miten ABC-analyysi voisi hyödyttää juuri sinun yritystäsi. Meillä on monen vuoden kokemus ABC- ja muiden analyysien käytöstä yrityksen kehittämisessä ja autamme mielellämme sinunkin yrityksesi toiminnan tehostamisessa.

 

yrityksen kehittäminen

Hyödynnä tilitoimiston osaaminen yrityksesi kehittämisessä

Kirjanpitoa vai liiketoiminnan kehittämistä?

Haasteena yrityksen kehittäminen

Osa tilitoimistoista on keskittynyt ainoastaan kirjanpidon tekemiseen, osa taas tarjoaa laajastikin erilaisia kehittämispalveluita niin taloushallinnon kuin koko liiketoiminnan kehittämisen alueilta. Mitä sinä haluat tilitoimiltasi? Haluatko vain, että kirjanpito on hoidettu täsmällisesti ja ajallaan vai onko myös yrityksen kehittäminen oleellista? Tilitoimisto, jolla on ymmärrystä liiketoiminnasta kokonaisuutena, voi auttaa sinua löytämään yrityksesi kriittiset kehityskohteet ja siten auttaa yritystäsi menestymään. Meidän mielestämme jokaisen yrityksen kannattaa miettiä omalta kohdaltaan seuraavat kolme asiaa: voitonjako, materiaalihallinto sekä myynti ja markkinointi. Usein niiden kriittisellä tarkastelulla ja selkeillä toimilla saadaan yrityksen kannattavuutta paremmaksi. 

Voitonjako

Yksi yleisimmistä asioista, joita tilitoimistolta kysytään, on pohdinnat voitonjaon suhteen. Tähän vaikuttaa esimerkiksi yhtiömuoto ja yrityksen oman tavoitteet. Tilitoimisto voikin auttaa sinua miettimään voitonjakoa useammasta eri näkökulmasta. Ehkäpä sinua askarruuttaa sellaiset kysymykset kuin, minkä verran kannattaa ottaa palkkaa yrityksestäni? Paljonko kannattaa maksaa osinkoa? Milloin maksan osinkoa ja monessako erässä se kannattaa tehdä?

Materiaalihallinto

Erityisesti tuotantoyrityksillä materiaalihallinnolla on suuri vaikutus yrityksen kannattavuuteen. Materiaalihallinnon puolella voimme pohtia erilaisia kustannusten seurannan tuomia mahdollisuuksia. Mihin rahaa kuluu? Mikä tuoteryhmä vaatii paljon rahaa ja/tai aiheuttaa paljon tapahtumia eli työtä. Voidaan seurata kulutusosien menekkiä, joka saattaa kertoa muuttuneesta toiminnan painopisteestä tai koneiden ja laitteiden kulumisesta. Tehdäänkö kokonaistaloudellisesti kannattavaa hankintaa? Vai aiheuttaako materiaalihallinto yrityksesi kassavirralle ongelmia? JABC:llä on vankka kokemus yritysten materiaalihallinnon tehostamisesta ja autamme mielellämme yrityksesi kehittämisessä.

Myynti ja markkinointi

Kuinka paljon sinun yrityksessäsi seurataan markkinoinnin ja myynnin tehokkuutta? Tiedätkö, saatko markkinointiin sijoitetulle pääomalle tuottoa? Mitä esimerkiksi tapahtuu erilaisten kampanjoiden jälkeen? Muuttuiko liikevaihto kampanjan seurauksena? Useat yritykset voivat myös hyötyä hinnoittelunsa kehittämisestä. Yrityksen tulisi tietää koko ajan omien tuotteidensa kohdalla, mihin tuotteisiin ja tuoteryhmiin kannattaa panostaa, mitkä tuotteet tekevät tuloksen ja mistä tuotteista kannattaisi päästä kokonaan eroon. Ja vastaavasti asiakkaiden kohdalla, ketkä asiakkaista ovat kannattavimpia, keiden kannattavuutta tulisi kehittää?

Strategisella myynnin johtamisella voidaan vaikuttaa niin myynnin tuloihin kuin kustannuksiin laajassa mittakaavassa. Konkreettiseen myyntiin taas on apua, kun tietää, paljonko pitää myydä lisää jos antaa alennuksia. Ja miten maksuaika vaikuttaa yrityksen kassavirtaan. Entä miten varmistat, onko yrityksellä riittävän suuri myyntikate? JABC:llä on kokemusta kansainvälisestä myynnin johtamisesta sekä kouluttamisesta ja yhdistämme tämän osaamisen palveluihimme.

Kirjanpito vai yrityksen kehittäminen - mitä sinä haluat?

Kaikki tarvittavat tunnusluvut näiden asioiden laskemiseksi saadaan hyvin tehdystä kirjanpidosta, mutta niiden tulkinta ja käyttö edellyttää kokonaisvaltaista liiketoiminnan ymmärrystä. Se, miten eri asioita painotetaan yrityksen kehittämisessä riippuu myös yrityksestä, toimialasta ja yrittäjästä. Millaista palvelua sinä haluat tilitoimistoltasi? Lakisääteisen kirjanpidon ja viranomaisilmoitusten tekemistä vai laajemmin yrityksesi kehittämisen tukemista?

JABC on liiketoiminnan asiantuntijayritys, joka perehtyy jokaisen asiakkaan tarpeisiin yrityskohtaisesti. Tavoittemme mukaisesti haluamme olla luotettava yhteistyökumppani ja auttaa sinua tekemään sitä, missä sinä olet hyvä – omassa liiketoiminnassasi. Meiltä saat niin lakisääteiset kirjanpidon palvelut kuin myös laajempia yrityksen kehittämispalveluita. Jos haluat keskustella kanssamme lisää yrityksesi kehittämisestä, niin ota yhteyttä!