hankintatoimi

Paljonko kannattaa ostaa kerralla?

Kilpailukykyä järkevällä hankintatoimella

Esimerkkinä hevosalan yritys

Hankintatoimi vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen ja maksuvalmiuteen. Tässä blogitekstissä, joka on aikaisemin julkaista HAMK Unlimited Professional - julkaisussa, perehdymme erityisesti hevosalan yritysten hankintatoimeen. Erityisesti suuret ratsastuskoulut, kasvatustallit ja ravivalmennusyritykset saavat hyötyjä kiinnittämällä huomiota rehujen, kuivikkeiden ja käyttötarvikkeiden kokonaiskustannuksiin. Käytännön vinkit ovat kuitenkin sovellattavissa mihin tahansa yritykseen.

Hankintatoimi ja sen merkitys yrityksille

Nykyaikaisessa liikkeenjohdossa käsitellään hankintatoimea entisen ostotoimen sijasta. Hankintatoimi on ostotoimen sisältävä laajempi kokonaisuus. Hankintatoimen merkitys yrityksen tuloksen teossa on merkittävä. Siitä on tullut pysyvä strateginen osa yrityksen johtamista. Hankintatoimen osuus liikevaihdosta on yrityksille keskimäärin 53%, tavarakaupan ja -valmistuksen piirissä hankintatoimen vaikutus voi olla jopa 80% yrityksen liikevaihdosta. Hankintatoimi vaikuttaakin nopeasti yrityksen kassavirtaan ja siten maksuvalmiuteen merkittävästi.

Hankinnan merkitys hevosyritykselle on sitä suurempi, mitä enemmän yrityksellä on hevosia ja asiakkaita. Hevosyrityksistä suuret ratsastuskoulut, kasvattajat ja ravivalmentajat voivat saada suurimman hyödyn panostamalla hyvään hankintaan. Kaikkia hevosalan yrityksiä hankinta ei koske samalla tavalla. Esimerkiksi ratsastuksenopettaja tai valmentaja, joka kiertää eri talleilla opettamassa, investoi lähinnä autoon ja erilaisiin opetusvälineisiin. Muuttuvina kustannuksina ovat ensisijaisesti ajoneuvon polttoaine ja huoltokustannukset. Hänellä kulurakenne onkin varsin erilainen edellä mainittuihin nähden. Hevosmäärän kasvaessa kustannusten ja siten myös hankinnan osuus kokonaiskustannuksista kasvaa. Sen myötä hankintatoimen merkitys tuloksen tekemisen ja maksuvalmiuden näkökulmasta korostuu.

Aikaisemmin ostotoiminnan keskiössä olivat suuret eräkoot ja määräalennukset. Nykyisin hankintatoimea lähestytään yleensä sen arvonmuodostuksen ja kokonaiskustannusten kautta. Oleellisiksi tekijöiksi nousevat sitä myötä muun muassa liikesuhteet, tuotevalinnat sekä eräkokojen optimointi ja hallinta. Tässä artikkelissa esimerkillistämme näitä hevosyrittäjän näkökulmasta. Keskitymme sellaisiin päivittäisiin muuttuviin kustannuksiin, jotka ovat sidoksissa hevosmäärään. Näitä ovat erityisesti rehut (väki- ja karkearehu, kivennäiset ja muut lisärehut) sekä kuivikkeet. Lisäksi muuttuvia kuluja aiheuttavat lähinnä käyttötarvikkeet (riimut ja riimunvarret, satulahuovat, loimet, harjat ja muut hoitotarvikkeet).

Arvonmuodostus ja kokonaiskustannukset hankintojen lähtökohtana

Miten sitten arvo muodostuu hankintatoimen näkökulmasta? Usein monella eri tavalla. Heinän hankinnassa arvonmuodostus voi syntyä siitä, että säilytystilojen puutteessa pitää hyödyntää pientä toimituserää. Vaikka iso erä saataisiin halvemmalla (arvoa rahallisesti) niin se ei ole kokonaisuuden kannalta järkevää. Tällaisessa tilanteessa heinäntoimittaja, joka on läheltä ja voi tuoda muutaman päivän tai viikon tarpeen kerrallaan, nousee merkittävään rooliin. Kuivikkeissa tyypillisiä arvonmuodostuksen lähteitä ovat imukykyisyys, ammoniakin sitomiskyky, kierrätettävyys, siisteys ja valoisuus. Tässä tulee esille hyvin arvonmuodostuksessa tyypillinen ristiriita. Pimeässä tallissa turpeen tumma väri saattaa olla merkittävä negatiivinen tekijä, kun taas hyvin valaistussa tallissa sillä ei ole niin suurta merkitystä. Usein ristiriitaisuus laajenee, kun arvonmuodostukseen otetaan mukaan kuluttajien mielikuvat tosiasioiden lisäksi. Näin on usein esimerkiksi lisäravinnemarkkinoilla. Arvo muodostuu useasta eri asiasta, jotka voivat olla ristiriitaisiakin keskenään ja ostaja joutuu punnitsemaan itselleen sopivaa vaihtoehtoa ristiriitaisessa tilanteessa.

Hankintatoimen kokonaiskustannukset sisältävät erilaiset logistiikan kustannukset, kuten kuljetus-, varastointi- ja laatukustannukset. Hevosalan varastointikustannuksissa nousee merkittäväksi kaksi tekijää, investointikustannukset varastotiloihin sekä laatukustannukset, joita syntyy esimerkiksi tavaran pilaantuessa. Kokonaiskustannuksissa on huomioitava myös kassavirran hallinnan aiheuttamat kustannukset. Kassavirran hallinta vaikuttaa yrityksen maksuvalmiuteen ja kannattavuuteen. Tämä tulee helposti eteen tilanteessa, kun syksyllä ostetaan heinät ja kaurat koko vuoden tarpeita varten kerrallaan. Tästä seuraa, että yritykselle lankeaa maksettavaksi huomattavan suuret laskut samalla kertaa. Usein joudutaan luotottamaan nämä ostokset sekä kiristämään omaa vyötä. Voidaan jopa joutua siirtämään oman asuntolainan korkojen ja lyhennysten maksua. Tämä on merkki siitä, että kassavirta ei ole hallinnassa. Tällaiset maksuvalmiusongelmat johtavat hinnankorotuspaineeseen, joka heikentää entisestään yrityksen kilpailukykyä. Pahimmillaan ne johtavat konkurssiin, vaikka yritys kykenisi muuten tekemään voittoa.

Ostoeräkoon optimointi ja hallinta

Hankinnoissa tulee huomioida ostoeräkoko. Se arvioidaan suhteessa kulutukseen, säilyvyyteen, työmäärään ja kassavirtaan. Ensin analysoidaan kulutus, eli kuinka paljon ja minkälaisia tuotteita yritys tarvitsee. Kulutukseen vaikuttaa hevosten määrä, niiden käyttötarkoitus ja ympäristön olosuhteet. Hevoset, jotka viettävät paljon aikaa ulkona ja liikkuvat jatkuvasti kuluttavat hiukan enemmän energiaa. Näin ollen rehukustannukset nousevat hiukan, vastaavasti kuivikekulut laskevat. Säilyvyyteen vaikuttavat valittavat tuotteet, niiden varastointi ja käsittely. Tyypillinen liian ison ostoerän aiheuttama kustannus syntyy, kun rehuja säilytetään liian pitkiä aikoja kosteassa, ja rehu pilaantuu. Edullisesti ostettu pilaantunut rehuerä maksaa lopulta moninkertaisesti verrattuna hiukan kalliimmalla ostettuun pieneen erään, joka säilyy hyvin.

Työvoimakustannukset ovat tapauskohtaisia, jotka riippuvat hevosyksilöistä ja tallin toimintatavoista. Koneet, varastotilat ja kuljetusmatkat vaikuttavat työmäärään. Kassavirran hallinnan näkökulmasta ostoerät tulisi optimoida siten, että hankinnan kulut huomioiden tavaroiden ostoväli on mahdollisimman lyhyt. Täsmälleen oikeaa ostoeräkokoa ei ole olemassa, koska asiaan vaikuttavat tekijät muuttuvat jatkuvasti. Kuitenkin asiaan panostamalla voidaan saavuttaa merkittäviä taloudellisia tuloksia.

Hankittava tuotevalikoima ja sen riittävä laatu

Varmasti jokaisen hevosyrittäjän tavoitteena on hyvinvoivat hevoset. Varsin usein tämä tavoite saattaa johtaa useiden eri tuotteiden hankintaan. Kuitenkin, tuotevalikoimaa optimoimalla voidaan saada suuria säästöjä aikaan. Heinäanalyysin avulla voi suunnitella väkirehutarpeen tarkemmin, jolloin avautuu mahdollisuuksia säästää rahaa. Esimerkiksi sopivan valkuaispitoista heinää ostamalla voidaan vähentää varsinaisen valkuaisrehun ostomääriä. Tämä on merkityksellistä varsinkin kilpahevosten ja kasvattajien toiminnassa. Vähäravinteinen heinä taas vaatii enemmän väkirehuja.

Heinän laatuun sisältyy varsinaisen tuotteen lisäksi toimitusaika, palautus/hyvitysehdot ja toimituseräkoko. Heinä on suurin hankintakustannuksia aiheuttava tuote, joten sen hankintaan pitää käyttää eniten aikaa ja harkintaa. Heinän ostossa nousee hyvän pysyvän liikesuhteen merkitys tärkeään rooliin. Löytämällä lähiseudulta hyvän pysyvän toimittajan voi hevosyrittäjä säästää huomattavia määriä rahaa.

Tuotelaadulla vaikutetaan suoraan muihin rehukustannuksiin ja jossain tapauksessa eläinlääkärikuluihin. Lisäksi voidaan vaikuttaa työvoimakustannuksiin. Esimerkkinä työvoimakulujen säästämisestä on paalien toimitus suoraan laumassa tarhattavien hevosten syötäväksi tarhaan. Toimitusrytmillä vaikutetaan maksettavien laskujen suuruuteen. Laatuongelmien ilmetessä hyvä toimittaja hoitaa pilaantuneet paalit pois asiakkaalta ja toimittaa takuuseen uudet tilalle. Tässä on huomattavaa, että pitkällä aikajänteellä tehty yhteistyö myös vaikuttaa hintaan suotuisasti. Toimittaja on valmis panostamaan kaikkeen kehitystyöhön ja asiakkaan säilyttämiseen vuosienkin päähän.

Myös arviointi oston ja itse tekemisen välillä on osa hankintatoimen tehtävää. Hevosalan tyypillisiä osta vai tee -päätöksiä syntyy esimerkiksi rehuntuotannon yhteydessä. Yrittäjä joutuu pohtimaan esimerkiksi, kannattaako laitumia siirtää heinän tuotantoon tai kannattaako kaurat ostaa vai tuottaa itse.

Panostusta hankintatoimen osaamiseen

Ylläolevat esimerkit nostavat esille toimittajasuhteiden ja muidenkin liikesuhteiden merkityksen. Pysyvä liikesuhde mahdollistaa toiminnan yhteisen kehittämisen ja arvon tuottamisen molemmille osapuolille. Tämä vaatii kuitenkin yhteistyötä kummaltakin osapuolelta, luopumista aikaisemmasta tinkauskulttuurista ja siirtymistä yhteisen liikesuhteen kehittämiseen.

Hevosalan yrittäjät ovat tiukoilla, ala on kilpailtua. Alan kuuluessa elämysteollisuuden piiriin asiakkaiden sijoittamat rahamäärät ovat rajallisia ja kustannus vaikutus nousee merkittävään rooliin. Hankintatoimen ensisijainen tehtävä on tuottaa lisäarvoa alentuneilla kokonaiskustannuksilla. Panostamalla hankintatoimeen yritys voi parantaa maksuvalmiuttaan ja tuloksentekokykyään merkittävästi. Usein jo pienillä harkituilla ratkaisuilla päästään tyydyttävään lopputulokseen.

Koulutamme ja koutsaamme yrityksiä hankintatoimen kehittämisessä. Yrityksen ei tarvitse olla suuri, että se saa nopeasti hyötyä hankintojen järkeistämisestä. Ota siis yhteyttä jo tänään ja katsotaan, miten voimme auttaa sinun yritystäsi!

 

Lähteitä ja lisäluettavaa
Sakki, J. (1999). Logistinen prosessi. Tilaus-toimitusketjun hallinta. Jouni Sakki Oy.
Teknologiateollisuus (2012). Yritysten hankintatoimen osaamistarpeet ja koulutustarjonta. Teknologiateollisuus.
Van Weele, A.J. (2010). Purchasing and Supply Chain Management. Cengage Learning.

Viittausohje:
Jaskari, H. & Jaskari, M-M. (2017). Hevosyrityksen hankintatoimi – lisää kilpailukykyä hankinnoilla. HAMK Unlimited Professional 14.12.2017. Haettu [pvm] osoitteesta https://unlimited.hamk.fi/biotalous-ja-luonnonvara-ala/hevosyrityksen-hankintatoimi

tasapainoinen mittaristo

Yrityksen kehittäminen vaatii seurantaa, mutta mittaatko oikeita asioita?

Sitä saat mitä mittaat

Tasapainoinen mittaristo yrityksen kehittämisen apuvälineenä

Yrityksen alkuvaiheessa yrittäjällä on useimmiten yrityksen tilanne aika hyvin hallussaan. Harva yritys onnistuu aloittamaan täydellä teholla, vaan alkuaikoina hankitaan asiakkaita, suunnitellaan toimintaa ja opetellaan oman yrityksen rutiineja. Siinä ohessa on hyvin aikaa seurata toiminnan kehittymistä. Yrityksen toiminnan kasvaessa ja laajentuessa tulee usein tarpeelliseksi ryhtyä ohjaamaan toimintaa ja kehitystä erilaisilla mittareilla. Lue tästä lisää, mitä tasapainoinen mittaristo tarkoittaa jokaisen yrityksen näkökulmasta.

Mittaristo auttaa yrityksen kehittämisessä

Mittariston avulla saadaan seurattua yrityksen kannalta merkityksellisiä asioita. Näistä tärkeimmiksi nousevat kannattavuus pitkällä tähtäimellä, asiakastyytyväisyys ja kassan riittävyys toiminnan pyörittämiseksi. Mikäli yritys ei käytä mittareita, toiminta yrityksessä ohjautuu aivan liian helposti akuuttien päivittäisten ongelmien ja rutiinien kautta. Usein joudutaan jatkuvaan tulipalojen sammuttamiseen. Tällöin eteenpäin vievää kehitystä ei pystytä tekemään. Syntyy tilanne - ”Ei päästä junan kyytiin, vaan roikutaan oven kahvassa”.

Toiminnan mittaaminen ohjaa pohtimaan mittaamisen tuottamaa informaatiota yritykselle. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että toimitustäsmällisyyttä seurattaessa huomataan että toimitukset lähtevät suurin piirtein ajallaan, mutta ei täsmällisesti. Tämä taas saattaa aiheuttaa tyytymättömyyttä asiakkaissa. Kun ollaan itse tietoisia ongelmasta ja sen syistä, voidaan asiaan puuttua ennen kuin yritys menettää asiakkaita. Lisäksi jatkuvan mittaamisen seurauksena ongelmat nousevat pintaan ja niihin on pakko kiinnittää huomiota. Tämän vuoksi mittaristo alkaa ohjaamaan toimintaa. Syntyy ilmiö - ”Sitä saat mitä mittaat”.

Tasapaino on tärkeä mittariston rakentamisessa

Hyvä mittaristo ohjaa toimintaa kokonaistaloudellisesti ja tasapainoisesti. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että toiminnan tehokkuus ei saa vaarantaa asiakastyytyväisyyttä eikä päinvastoin. Lisäksi hyvin suunnitellulla mittaristolla huomataan toiminnan ongelmat nopeasti ja keskitytään liiketoiminnan kannalta olennaisiin asioihin. 

Mittaristo antaa suunnan henkilöstön toiminnalle. Esimerkiksi mikäli yrityksessä on laatuun liittyviä ongelmia, tulee mittareiden ohjata kaikkien laaduntuottoon vaikuttavien työntekijöiden toimintaa. Laatuongelmat vaikuttavat aina sekä tehokkuuteen että asiakastyytyväisyyteen negatiivisella tavalla. Sen vuoksi näitä tulisikin seurata jatkuvasti ja seurannan tulee ohjata henkilöstön toimintaa.

Liikevaihdon kehitys on tärkeä perusmittari yritykselle

Liikevaihdon kehitys on esimerkki yksinkertaisesta, mutta tärkeästä mittarista. Sitä voidaan seurata absoluuttisena muutoksena eli euroina tai suhteellisena muutoksena eli prosentteina. Liikevaihdon kehityksen seuraaminen sidotaan tavallisesti myös toimialan kokonaiskasvun kehittymiseen. Kasvuhakuiselle yritykselle tavoitteena on kasvaa suhteessa enemmän kuin toimiala. Näin ollen yrityksen johdolle liikevaihdon kehitys on ensiarvoisen tärkeä mittari.

Liikevaihdon kehityksen seuraaminen ja sen ohjaava vaikutus on erityisesti myyntiyrityksessä erittäin suuri. Koko henkilökunnan, varsinkin myyntihenkilöstön, tulee kiinnittää siihen huomiota. Joskus on tilanteita, että yritys haluaa ”ostaa” markkinaosuuksia ja tästä syystä myydään paljon alennetulla hinnalla. Riskinä tässä tilanteessa onkin myynti liian halvalla hinnalla, jolloin yritykselle ei jää riittävästi katetta toimintaansa. Mittaristo onkin tällöin epätasapainossa.

Riski epätasapainoisesta ohjausvaikutuksesta voi kasvaa esimerkiksi myyntihenkilöstön kasvaessa, mikäli palkka on sidottu ainoastaan liikevaihdon kehitykseen. Tilanne saattaa houkutella myyjää antamaan maksimialennukset, jotta nopea kauppa varmistuisi. Tässä tilanteessa myyjän palkkion tulisi kuitenkin muodostua osittain myyntikatteesta ja osittain liikevaihdosta. Näiden keskinäinen suhde riippuu yrityksen tilanteesta. Joskus on perusteltua painottaa myynnin kasvattamista, toisinaan taas katteen parantamista.

Mittariston luomisessa tulee huomioida yrityksen tavoitteet ja kilpailutilanne

Hyvä tasapainoinen mittaristo auttaa siis yritystä seuraamaan ja kehittämään yritystä kokonaisvaltaisesti. Mittariston luomiseen on olemassa erilaisia malleja. Tyypillisesti mittaristossa seurataan esimerkiksi liikevaihdon kehittymistä, kannattavuutta, maksuvalmiutta, toimitusvarmuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Se, mitä nämä mittarit tarkasti pitävät sisällään pitää määritellä erikseen. 

Pienemmissä yrityksissä riittää pienempi mittaristo, jota yrityksen johto käyttää. Suuremmissa yrityksissä tavoitteet ja niiden seuraaminen pilkotaan pienempiin osa-alueisiin ja silloin myös mittarit pilkotaan eri osa-alueille. Tällöin on tärkeää varmistaa, ettei mittarit ole keskenään ristiriitaisia tai mahdollista yrityksen sisäistä osa-optimointia. 

Tasapainotettu mittaristoJokaisen yrityksen onkin mietittävä oman yrityksensä ja toimialansa kannalta, mitkä ovat niitä keskeisiä tunnuslukuja, joita halutaan seurata. Ja lisäksi, yrityksen on säännöllisin väliajoin tarkasteltava valittujen mittareiden soveltuvuus yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.

JABC on paitsi taloushallinnon, myös yrityksen kokonaisvaltaisen kehittämisen asiantuntijayritys. Autamme mielellämme yritystäsi suunnittelemaan juuri sen toimintaan sopivan tasapainoisen seurannan mittariston. Voit ottaa helposti yhteyttä esimerkiksi yhteydenottolomakkeella, jutellaan lisää, miten vois
imme auttaa sinua.