tasapainoinen mittaristo

Yrityksen kehittäminen vaatii seurantaa, mutta mittaatko oikeita asioita?

Sitä saat mitä mittaat

Tasapainoinen mittaristo yrityksen kehittämisen apuvälineenä

Yrityksen alkuvaiheessa yrittäjällä on useimmiten yrityksen tilanne aika hyvin hallussaan. Harva yritys onnistuu aloittamaan täydellä teholla, vaan alkuaikoina hankitaan asiakkaita, suunnitellaan toimintaa ja opetellaan oman yrityksen rutiineja. Siinä ohessa on hyvin aikaa seurata toiminnan kehittymistä. Yrityksen toiminnan kasvaessa ja laajentuessa tulee usein tarpeelliseksi ryhtyä ohjaamaan toimintaa ja kehitystä erilaisilla mittareilla. Lue tästä lisää, mitä tasapainoinen mittaristo tarkoittaa jokaisen yrityksen näkökulmasta.

Mittaristo auttaa yrityksen kehittämisessä

Mittariston avulla saadaan seurattua yrityksen kannalta merkityksellisiä asioita. Näistä tärkeimmiksi nousevat kannattavuus pitkällä tähtäimellä, asiakastyytyväisyys ja kassan riittävyys toiminnan pyörittämiseksi. Mikäli yritys ei käytä mittareita, toiminta yrityksessä ohjautuu aivan liian helposti akuuttien päivittäisten ongelmien ja rutiinien kautta. Usein joudutaan jatkuvaan tulipalojen sammuttamiseen. Tällöin eteenpäin vievää kehitystä ei pystytä tekemään. Syntyy tilanne - ”Ei päästä junan kyytiin, vaan roikutaan oven kahvassa”.

Toiminnan mittaaminen ohjaa pohtimaan mittaamisen tuottamaa informaatiota yritykselle. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että toimitustäsmällisyyttä seurattaessa huomataan että toimitukset lähtevät suurin piirtein ajallaan, mutta ei täsmällisesti. Tämä taas saattaa aiheuttaa tyytymättömyyttä asiakkaissa. Kun ollaan itse tietoisia ongelmasta ja sen syistä, voidaan asiaan puuttua ennen kuin yritys menettää asiakkaita. Lisäksi jatkuvan mittaamisen seurauksena ongelmat nousevat pintaan ja niihin on pakko kiinnittää huomiota. Tämän vuoksi mittaristo alkaa ohjaamaan toimintaa. Syntyy ilmiö - ”Sitä saat mitä mittaat”.

Tasapaino on tärkeä mittariston rakentamisessa

Hyvä mittaristo ohjaa toimintaa kokonaistaloudellisesti ja tasapainoisesti. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että toiminnan tehokkuus ei saa vaarantaa asiakastyytyväisyyttä eikä päinvastoin. Lisäksi hyvin suunnitellulla mittaristolla huomataan toiminnan ongelmat nopeasti ja keskitytään liiketoiminnan kannalta olennaisiin asioihin. 

Mittaristo antaa suunnan henkilöstön toiminnalle. Esimerkiksi mikäli yrityksessä on laatuun liittyviä ongelmia, tulee mittareiden ohjata kaikkien laaduntuottoon vaikuttavien työntekijöiden toimintaa. Laatuongelmat vaikuttavat aina sekä tehokkuuteen että asiakastyytyväisyyteen negatiivisella tavalla. Sen vuoksi näitä tulisikin seurata jatkuvasti ja seurannan tulee ohjata henkilöstön toimintaa.

Liikevaihdon kehitys on tärkeä perusmittari yritykselle

Liikevaihdon kehitys on esimerkki yksinkertaisesta, mutta tärkeästä mittarista. Sitä voidaan seurata absoluuttisena muutoksena eli euroina tai suhteellisena muutoksena eli prosentteina. Liikevaihdon kehityksen seuraaminen sidotaan tavallisesti myös toimialan kokonaiskasvun kehittymiseen. Kasvuhakuiselle yritykselle tavoitteena on kasvaa suhteessa enemmän kuin toimiala. Näin ollen yrityksen johdolle liikevaihdon kehitys on ensiarvoisen tärkeä mittari.

Liikevaihdon kehityksen seuraaminen ja sen ohjaava vaikutus on erityisesti myyntiyrityksessä erittäin suuri. Koko henkilökunnan, varsinkin myyntihenkilöstön, tulee kiinnittää siihen huomiota. Joskus on tilanteita, että yritys haluaa ”ostaa” markkinaosuuksia ja tästä syystä myydään paljon alennetulla hinnalla. Riskinä tässä tilanteessa onkin myynti liian halvalla hinnalla, jolloin yritykselle ei jää riittävästi katetta toimintaansa. Mittaristo onkin tällöin epätasapainossa.

Riski epätasapainoisesta ohjausvaikutuksesta voi kasvaa esimerkiksi myyntihenkilöstön kasvaessa, mikäli palkka on sidottu ainoastaan liikevaihdon kehitykseen. Tilanne saattaa houkutella myyjää antamaan maksimialennukset, jotta nopea kauppa varmistuisi. Tässä tilanteessa myyjän palkkion tulisi kuitenkin muodostua osittain myyntikatteesta ja osittain liikevaihdosta. Näiden keskinäinen suhde riippuu yrityksen tilanteesta. Joskus on perusteltua painottaa myynnin kasvattamista, toisinaan taas katteen parantamista.

Mittariston luomisessa tulee huomioida yrityksen tavoitteet ja kilpailutilanne

Hyvä tasapainoinen mittaristo auttaa siis yritystä seuraamaan ja kehittämään yritystä kokonaisvaltaisesti. Mittariston luomiseen on olemassa erilaisia malleja. Tyypillisesti mittaristossa seurataan esimerkiksi liikevaihdon kehittymistä, kannattavuutta, maksuvalmiutta, toimitusvarmuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Se, mitä nämä mittarit tarkasti pitävät sisällään pitää määritellä erikseen. 

Pienemmissä yrityksissä riittää pienempi mittaristo, jota yrityksen johto käyttää. Suuremmissa yrityksissä tavoitteet ja niiden seuraaminen pilkotaan pienempiin osa-alueisiin ja silloin myös mittarit pilkotaan eri osa-alueille. Tällöin on tärkeää varmistaa, ettei mittarit ole keskenään ristiriitaisia tai mahdollista yrityksen sisäistä osa-optimointia. 

Tasapainotettu mittaristoJokaisen yrityksen onkin mietittävä oman yrityksensä ja toimialansa kannalta, mitkä ovat niitä keskeisiä tunnuslukuja, joita halutaan seurata. Ja lisäksi, yrityksen on säännöllisin väliajoin tarkasteltava valittujen mittareiden soveltuvuus yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.

JABC on paitsi taloushallinnon, myös yrityksen kokonaisvaltaisen kehittämisen asiantuntijayritys. Autamme mielellämme yritystäsi suunnittelemaan juuri sen toimintaan sopivan tasapainoisen seurannan mittariston. Voit ottaa helposti yhteyttä esimerkiksi yhteydenottolomakkeella, jutellaan lisää, miten vois
imme auttaa sinua. 

Tilitoimisto Vaasa

ABC-analyysi – helppo tapa tehostaa toimintaa

ABC-analyysi. Helppo tapa tehostaa toimintaa!

Oikeiden päätösten tekemiseen vaaditaan riittävä analyysi ja mittaus. Kun yrityksen erilaisten tapahtumien määrä on pieni, omistajat tietävät hyvin rahoitukseen ja toimintaan liittyvän tärkeysjärjestyksen. Usein alkavalle yrittäjälle kaikki asiat ovat hyvin samanarvoisia ja helposti hahmotettavissa. Yrityksen kasvaessa tilanne kuitenkin muuttuu ja ilman kunnollista analyysiä menetetään rahaa keskittymällä liikaa asioihin, jotka eivät tuota yritykselle hyvinvointia. Saatetaan esimerkiksi palkata työntekijä, jota ei oikeasti tarvittaisi.

ABC-analyysi mittaamisen välineenä

Asioiden mittaamisen ja arvioinnin tulee tapahtua nopeasti ja helposti. Seuranta ei saa häiritä varsinaista liiketoimintaa. Sen tehtävä on ainoastaan auttaa päätöksenteossa. Kattavaa analyysiä ei juurikaan voi tehdä vain yhdellä välineellä. Kuitenkin yhdellä hyvällä analyysillä voidaan jo tehdä huomattavia tuloksia, kun vain muistetaan säilyttää terve järki.

Useisiin tilanteisiin sopiva helppo tapa analysoida tilannetta on ABC-analyysi. Analyysi auttaa luokittelemaan ja priorisoimaan esimerkiksi hankinnan, tuotannon ja myynnin toimenpiteitä. Se auttaa kohdentamaan resursseja ja valitsemaan oikeat toimintatavat eri ABC-luokille. Analyysi ei vaadi erillisiä järjestelmiä, vaan useinmiten tarvittavat tiedot saadaan helposti hankittua yrityksen olemassa olevista järjestelmistä.

ABC-analyysi pohjautuu Pareto-periaatteeseen, jossa pieni määrä asioita aiheuttaa suurimman osan vaikutuksesta. Pareto perustuu 20/80 suhteeseen. Tämä tarkoittaa, että 20% asiakkaista aiheuttaa 80% työstä tai 20% hankinnasta aiheuttaa 80% kustannuksista. Tämä on vain periaatteellinen jako. Usein suhde saattaa olla esimerkiksi 5/95, jolloin luokitellaan tiukasti rajattu A-luokka. Tässä tapauksessa saatetaan toimenpiteiden kohdistamisella saada aikaan huomattavia rahallisia tuloksia.

Arvioinnin pohjana ABC-analyysissä käytetään euromääräistä kokonaisvolyymiä, tyypillisesti vuositasolla. Jos yritykset volyymit ovat suuret, voidaan analyysi tehdä myös kvartaaleittain tai esimerkiksi projekteittain.

Tyypillisesti A-luokan koko on n. 5-10% kokonaisuudesta. A-luokkaan tulee tuotteet, joilla on selkeästi suurin vaikutus yrityksen toimintaan. Ostonimikkeiden osalta jakoperusteena voidaan käyttää vuosittaista euromääräistä ostovolyymia. Tyypillisesti muutaman tuotteen hallinnalla voidaan vaikuttaa huomattavasti kassavirtaan ja käyttöpääoman riittävyyteen. Tällöin resurssien tulisi kohdistua selkeästi enemmän A-nimikkeiden hallintaan. B-nimikkeiden määrä on tyypillisesti noin 15-25% ja C-luokka vastaavasti kaikki loput. On selvää, että B-luokkaan tulisi käyttää selkeästi vähemmän resursseja kuin A-luokkaan ja C-nimikkeet tulisi hoitaa mahdollisimman vähällä työmäärällä.

Mitä luokittelun jälkeen?

Pelkkä luokittelu ei riitä, vaan on tarpeellista analysoida A-luokan tuotteet tarkemmin. Onko aiheellista muuttaa hankintakanavia rahoituskustannusten vuoksi? Tai kyetäänkö toimittajan kanssa saamaan parempi sopimus aikaan? Pitäisikö ostoerää pienentää? Tilanteeseen löytyy erilaisia ratkaisuja, jotka jokainen pitää harkita yrityskohtaisesti.

Myös C-luokan tuotteita pohditaan, mutta yleensä enemmän toiminnan sujuvuuden näkökulmasta. Voidaanko kaikki C-luokan tuotteet hankkia kahdelta tai kolmelta toimittajalta? Paljonko tämän vaikutus olisi ostohintaan suhteessa saatuun hyötyyn? Tulisiko se kokonaiskustannuksiltaan halvemmaksi? Tai olisiko se riittävä helpotus työtaakkaan, jotta kustannus olisi perusteltua sen vuoksi? Voidaanko ostoeräkokoa kasvattaa, jotta tilauksiin kohdistuvaa työtä olisi mahdollisimman vähän?

Lisähyötyä muilla työkaluilla

Mikäli halutaan kattavampi kuva kokonaisuudesta voidaan ABC-analyysiin yhdistää muita helppoja työkaluja. Esimerkiksi asiakaspalvelua pohdittaessa voidaan miettiä asiakkaiden vaatimaa palvelua tai vaikka liikevaihtoa suhteessa palvelun tarpeeseen. Jollekin asiakkaalle palveluksi riittää nettikauppa, kun taas toinen asiakas tarvitsee henkilökohtaista apua esimerkiksi suunnittelussa. Tekemällä näistä asioista matriisiin, yksinkertaisen taulukon, voidaan luokitella erilaisten asiakkaiden tarvitseman palvelun resursointi.

Tuotantoyrityksessä voidaan huomioida myös tapahtumamäärät. Tällöin tehdään esimerkiksi XYZ-analyysi, joka on ABC-analyysin tapahtumääriin liittyvä sovellus. Kun nämä kaksi analyysia laitetaan yhteen, niin saadaan arvioitua sekä tapahtumamäärien että sitoutuneen pääoman vaikutus tuotannolle. Vastaavasti tämän avulla voidaan suunnitella tuotannon resursointia ja varastointitarvetta. Tätä voidaan käyttää myös kaupan valikoimapäätöksien teossa.

Vaikka ABC-analyysi on helppo työkalu käyttää, niin on paljon yrityksiä, joissa näihin asioihin ei ole ehditty kiinnittää huomioita. Tämän seurauksena toiminta ei ole niin tehokasta ja tuottavaa kuin sen tulisi olla. 

Haluatko kuulla lisää?

Ota rohkeasti yhteyttä ja keskustellaan lisää, miten ABC-analyysi voisi hyödyttää juuri sinun yritystäsi. Meillä on monen vuoden kokemus ABC- ja muiden analyysien käytöstä yrityksen kehittämisessä ja autamme mielellämme sinunkin yrityksesi toiminnan tehostamisessa.

 

yrityksen kehittäminen

Hyödynnä tilitoimiston osaaminen yrityksesi kehittämisessä

Kirjanpitoa vai liiketoiminnan kehittämistä?

Haasteena yrityksen kehittäminen

Osa tilitoimistoista on keskittynyt ainoastaan kirjanpidon tekemiseen, osa taas tarjoaa laajastikin erilaisia kehittämispalveluita niin taloushallinnon kuin koko liiketoiminnan kehittämisen alueilta. Mitä sinä haluat tilitoimiltasi? Haluatko vain, että kirjanpito on hoidettu täsmällisesti ja ajallaan vai onko myös yrityksen kehittäminen oleellista? Tilitoimisto, jolla on ymmärrystä liiketoiminnasta kokonaisuutena, voi auttaa sinua löytämään yrityksesi kriittiset kehityskohteet ja siten auttaa yritystäsi menestymään. Meidän mielestämme jokaisen yrityksen kannattaa miettiä omalta kohdaltaan seuraavat kolme asiaa: voitonjako, materiaalihallinto sekä myynti ja markkinointi. Usein niiden kriittisellä tarkastelulla ja selkeillä toimilla saadaan yrityksen kannattavuutta paremmaksi. 

Voitonjako

Yksi yleisimmistä asioista, joita tilitoimistolta kysytään, on pohdinnat voitonjaon suhteen. Tähän vaikuttaa esimerkiksi yhtiömuoto ja yrityksen oman tavoitteet. Tilitoimisto voikin auttaa sinua miettimään voitonjakoa useammasta eri näkökulmasta. Ehkäpä sinua askarruuttaa sellaiset kysymykset kuin, minkä verran kannattaa ottaa palkkaa yrityksestäni? Paljonko kannattaa maksaa osinkoa? Milloin maksan osinkoa ja monessako erässä se kannattaa tehdä?

Materiaalihallinto

Erityisesti tuotantoyrityksillä materiaalihallinnolla on suuri vaikutus yrityksen kannattavuuteen. Materiaalihallinnon puolella voimme pohtia erilaisia kustannusten seurannan tuomia mahdollisuuksia. Mihin rahaa kuluu? Mikä tuoteryhmä vaatii paljon rahaa ja/tai aiheuttaa paljon tapahtumia eli työtä. Voidaan seurata kulutusosien menekkiä, joka saattaa kertoa muuttuneesta toiminnan painopisteestä tai koneiden ja laitteiden kulumisesta. Tehdäänkö kokonaistaloudellisesti kannattavaa hankintaa? Vai aiheuttaako materiaalihallinto yrityksesi kassavirralle ongelmia? JABC:llä on vankka kokemus yritysten materiaalihallinnon tehostamisesta ja autamme mielellämme yrityksesi kehittämisessä.

Myynti ja markkinointi

Kuinka paljon sinun yrityksessäsi seurataan markkinoinnin ja myynnin tehokkuutta? Tiedätkö, saatko markkinointiin sijoitetulle pääomalle tuottoa? Mitä esimerkiksi tapahtuu erilaisten kampanjoiden jälkeen? Muuttuiko liikevaihto kampanjan seurauksena? Useat yritykset voivat myös hyötyä hinnoittelunsa kehittämisestä. Yrityksen tulisi tietää koko ajan omien tuotteidensa kohdalla, mihin tuotteisiin ja tuoteryhmiin kannattaa panostaa, mitkä tuotteet tekevät tuloksen ja mistä tuotteista kannattaisi päästä kokonaan eroon. Ja vastaavasti asiakkaiden kohdalla, ketkä asiakkaista ovat kannattavimpia, keiden kannattavuutta tulisi kehittää?

Strategisella myynnin johtamisella voidaan vaikuttaa niin myynnin tuloihin kuin kustannuksiin laajassa mittakaavassa. Konkreettiseen myyntiin taas on apua, kun tietää, paljonko pitää myydä lisää jos antaa alennuksia. Ja miten maksuaika vaikuttaa yrityksen kassavirtaan. Entä miten varmistat, onko yrityksellä riittävän suuri myyntikate? JABC:llä on kokemusta kansainvälisestä myynnin johtamisesta sekä kouluttamisesta ja yhdistämme tämän osaamisen palveluihimme.

Kirjanpito vai yrityksen kehittäminen - mitä sinä haluat?

Kaikki tarvittavat tunnusluvut näiden asioiden laskemiseksi saadaan hyvin tehdystä kirjanpidosta, mutta niiden tulkinta ja käyttö edellyttää kokonaisvaltaista liiketoiminnan ymmärrystä. Se, miten eri asioita painotetaan yrityksen kehittämisessä riippuu myös yrityksestä, toimialasta ja yrittäjästä. Millaista palvelua sinä haluat tilitoimistoltasi? Lakisääteisen kirjanpidon ja viranomaisilmoitusten tekemistä vai laajemmin yrityksesi kehittämisen tukemista?

JABC on liiketoiminnan asiantuntijayritys, joka perehtyy jokaisen asiakkaan tarpeisiin yrityskohtaisesti. Tavoittemme mukaisesti haluamme olla luotettava yhteistyökumppani ja auttaa sinua tekemään sitä, missä sinä olet hyvä – omassa liiketoiminnassasi. Meiltä saat niin lakisääteiset kirjanpidon palvelut kuin myös laajempia yrityksen kehittämispalveluita. Jos haluat keskustella kanssamme lisää yrityksesi kehittämisestä, niin ota yhteyttä!

 

Tilitoimiston koko

Tilitoimiston koolla on merkitystä

Onko tilitoimiston koolla merkitystä? Kyllä on!

Moni yritys pohtii, ottaisiko ison vai pienen tilitoimiston? On tärkeää, että valitset itsesi kokoisen ja näköisen kumppanin itsellesi. Pienen yrityksen ei kannata valita suurta tilitoimistoa eikä suuren kannata valita pientä. Tällä varmistetaan myös se, että molemmilla osapuolilla säilyy mielenkiinto kumppanuuden kehittämiseen. Tärkeää on, että saat luotettavan kumppanin, jonka kanssa pystyt keskustelemaan yrityksesi kehittämisestä.

Onko tilitoimiston koolla sitten merkitystä. Kyllä on. Kahdesta syystä: resurssien ja liiketoimintasuhteen vuoksi.

Tilitoimiston resurssit

Suuri yritys vaatii kumppaneiltaan enemmän resursseja, koska liiketoiminnassa tapahtuu koko ajan paljon erilaisia asioita. Suurissa yrityksissä on erilaisia palkanmaksuperusteita, erilaisia verotukseen liittyviä kysymyksiä, paljon toimittajia ja asiakkaita. Kaikkiaan kirjanpidon tapahtumia on paljon. Nykyaikaista sähköistä kirjanpitoa hyödynnettäessä rutiinitapahtumat eivät vaadi paljoa resursseilta. Kuitenkin erilaisia kirjanpitäjän ammattitaitoa vaativia kysymyksiä tulee vastaan suurissa yrityksissä enemmän kuin pienissä.

Suurissa tilitoimistoissa pyritään järjestämään asiat siten, että kumppanit saavat apua kun sitä tarvitsevat, myös kesälomien ja sairastumisia tapahtuessa. Mikäli sinulla on pieni yritys, yleensä pienemmänkin tilitoimiston resurssit riittävät. Halutessasi voimakasta kasvua omalle toiminnallesi, sinun kannattaa miettiä ehkä hiukan suurempaa toimistoa tai sellaista kumppania, joka kykenee kasvamaan kanssasi.

Liikesuhteen merkitys tilitoimiston palvelulle

Liian suurta tilitoimistoa ei kannata ottaa kumppaniksi, koska heillä ei luultavasti ole aikaa palvella sinua hyvin. Työnsä tällaiset kumppanit hoitavat varmasti oikein hyvin, mutta keskustelut juuri sinun asioistasi jäävät hyvin rajallisiksi ja usein erikseen laskutettaviksi. Tämä ei johdu haluttomuudesta palvella hyvin, vaan ihan liiketoiminnan perusasioista. Tilitoimistot, kuten kaikki yritykset, joutuvat harkitsemaan oikeaa resurssien ja työn suhdetta. Tämä johtaa tilanteeseen, jossa suurien kumppaneiden suuret asiakkaat saavat isomman osan resursseista käyttöön. Tämä on luonnollista, koska nämä suuret asiakkaat ratkaisevat suuren tilitoimiston menestyksen.

Tilitoimiston koko

Suuret tilitoimistot sanovat, että halvalla ei saa hyvää, mutta mitähän se mahtaa tarkoittaa? Tarkoittaako se, että voidaan laskuttaa pieniltä vähemmän merkitseviltä asiakkailta enemmän, koska niitä ei välttämättä tarvita. Ja että jos joku kuitenkin haluaa olla sellaisen tilitoimiston asiakas, niin kyllä se sopii. Riittävällä maksulla. Ei kuulosta reilulta.

Tilitoimistokumppanuus on merkittävä kummallekin osapuolelle

Valitessasi tilitoimistoa sinun tulisikin löytää kumppani, jolle sinä olet merkittävä asiakas. Tilitoimiston, joka kykenee ja haluaa tuottaa sinun tarvitsemiasi palveluita. Ollessasi merkittävä asiakas, saat parempaa palvelua. Lisäksi kumppanisi on valmis tekemään vähän ekstraa, että juuri sinulla menisi hyvin nyt ja tulevaisuudessa. Kun asiakkailla on asiat hyvin, voi myös tilitoimistolla mennä hyvin. Tässä järjestyksessä.

Jos haluat keskustella lisää tilitoimistokumppanuudesta kanssamme, niin ota rohkeasti yhteyttä!

Tilitoimiston vaihtaminen

Miten tilitoimiston vaihtaminen tapahtuu?

VAIHTAISINKO TILITOIMISTOA?

Miten se käytännössä tapahtuu?

Silloin tällöin yrittäjän mielessä saattaa käytä tilitoimiston vaihtaminen. Mutta milloin se kannattaa ja miten se tulisi tehdä? Ensiksikin kannattaa miettiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin. Oletko tyytyväinen nykyiseen tilitoimistoosi? Onko tilitoimistoon helppo olla yhteydessä, asiat hoituvat mutkattomasti ja täsmällisesti? Saatko vastauksen esittämiisi kysymyksiisi? Koetko, että sinua kohdellaan asiakkaana? Jos vastasit kielteisesti yhteenkään edelläolevista kysymyksistä, niin yhteistyössä on parantamisen varaa. Silloin kannattaa asia ottaa tilitoimiston kanssa puheeksi. Usein jo asiasta keskustelu auttaa ja yhteistyö paranee. Ja sinun yrityksesi saa parhaan mahdollisen hyödyn omalle yrityksellesi. Joskus keskustelu ei kuitenkaan saa aikaan haluttua lopputulosta. Silloin seurauksena voi olla tilitoimiston vaihtaminen. Syitä tähän voi olla useita.  Milloin tilitoimistoa voi vaihtaa ja miten se tapahtuu käytännössä?

Millainen tilitoimisto vastaa tarpeitasi?

Mieti ensin, millainen tilitoimisto sopii parhaiten sinun yrityksellesi. Haluatko tilitoimistoltasi lähinnä tositteiden kirjausta ja viranomaisilmoitusten tekemistä vai syvempää apua yrityksesi talouden johtamiseen? Haluatko panostaa sähköiseen taloushallintoon vai toimitko perinteisellä tavalla? Etsi tilitoimistoja netistä ja keskustele tuttaviesi kanssa kokemuksista. Keskustele myös potentiaalisten tilitoimistojen kanssa ja löydät varmasti sellaisen, jonka kanssa tuntuu löytyvän yhteinen sävel. Joitain ajatuksia tilitoimiston valitsemisesta löytyy myös artikkelista Onko tilitoimiston koolla merkitystä?

Milloin tilitoimiston vaihtaminen onnistuu?

Tilitoimiston vaihtaminen onnistuu niin tilinpäätöksen yhteydessä kuin kesken tilikauttakin. Keskustele vaihtamisen ajankohdasta uuden tilitoimistosi kanssa. Ajankohtaan vaikuttavat esimerkiksi toiminnan laajuus ja tilitoimistoissa käytettävät järjestelmät.

Asiat vanhan tilitoimiston kanssa

Tarkista sopimuksestasi, kuinka pitkä irtisanomisaika sinulla on vanhaan tilitoimistoon, tavallisesti aika on 2-3kk. Irtisano sopimus sopimuksessa määritellyllä tavalla. Sovi tarvittavien asiakirjojen toimittamisesta uudelle tilitoimistolle. Useiden tilitoimistojen kanssa voit myös antaa valtuudet hoitaa tarvittavien tietojen siirto. On myös tärkeää sopia siirtymäkauden asioista, esimerkiksi siitä, kuka hoitaa ilmoitusvelvollisuudet ja mihin asti.

Tarvittavat tiedot uudelle tilitoimistolle

Kun uusi tilitoimisto aloittaa tilinpäätöksen jälkeen, se tarvitsee viimeisen tasekirjan kokonaisuudessaan sekä erittelyn taseen tileistä. Lisäksi tarvitaan tiedot viimeisestä veroilmoituksesta.

Kun tilitoimisto hyppää mukaan kesken tilikauden, sillä pitää olla käytettävissään tilikauden aikana jo tehdyt tapahtumat. Niinpä se tarvitsee kuluvan tilikauden päivä- ja pääkirjat sekä jo tehdyt tulokset ja taseet. Näin varmistetaan, että kirjanpito jatkuu moitteettomasti.

Tärkeää on myös, että annat uudelle toimistolle valtuudet hoitaa viranomaisilmoitukset. Tämä kannattaa tehdä heti, kun sopimus uuden toimiston kanssa on allekirjoitettu.

Yhteistyö uuden tilitoimiston kanssa

Uuden tilitoimiston kanssa kannattaa paneutua alussa työskentelyyn. Uudella tilitoimistolla voi alkuun olla enemmän kysymyksiä kuin aikaisemmalla, jo toimintaan vakiintuneella toimistolla. Tilitoimistot toimivat hieman eri tavoin, joten on kummallekin osapuolelle tärkeää, että alussa keskustellaan mieluummin liikaa kuin liian vähän.

Parhaimmillaan tilitoimisto ei vain hoida virallista ilmoitusvelvollisuutta, vaan on yrityksesi keskustelukumppani kaikissa talousasioissa. Hyödynnä heidän osaamistaan oman liiketoimintasi kehittämisessä.

Jos mielessäsi on tilitoimiston vaihtaminen ja haluat keskustella siitä tai muutoin taloushallintoon liittyvistä asioista meidän kanssamme, niin ota yhteyttä vaikkapa yhteydenottolomakkeen kautta. JABC on liiketoiminnan asiantuntijayritys, joka perehtyy jokaisen asiakkaan tarpeisiin yrityskohtaisesti. Meiltä saat niin lakisääteiset kirjanpitopalvelut kuin laajemmatkin yrityksen kehittämispalvelut. Keskustelemme mielellämme siitä, miten sinä saat keskityttyä omaan ydintoimintaasi, asiakkaisttesi kanssa toimimiseen. 

starttiraha

Onko kirjanpito tekemättä?

Onko kirjanpito jäänyt tekemättä?

Näillä ohjeilla pääset hyvään vauhtiin

Ei ole ihan tavatonta, että yrittäjällä jää kirjanpito hieman retuperälle, varsinkin yrityksen alkuvaiheessa, kun hyvät rutiinit eivät ole vielä löytyneet. Starttiraha on saatu ja aika on kulunut pääosin asiakashankintaan ja asiakkaiden kanssa työskentelyyn. Tositteista suurin osa on kasalla, mutta ehä vähän siellä ja täällä. Osa ehkä puuttuukin.Varsinkin, jos toiminta on ollut vielä pientä, arvonlisäveroilmoituksia ei ole tarvinnut tehdä ja rahat ovat mukavasti kassassa riittäneet, niin kirjanpito on voinut jäädä sivupöydälle.

Useinmiten tilanne ei ole katastrofaalinen. Yrittäjällä on paperit suurin piirtein kasassa, mutta se viimeinen rutistus on tekemättä. Eli tositteiden kirjaaminen asiallisesti lain vaatimalla tavalla ja tilinpäätöksen tekeminen. Usein tähän liittyy myös veroilmoituksen laatiminen, varsinkin pienemmissä yrityksissä. 

Kirjanpitovelvollisuus

Kirjanpitoa ei tehdä huvin vuoksi vaan siksi, että tiedetään yrityksen sen hetkinen taloudellinen tilanne. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollisia ovat kaikki yritykset ja yrityksen johto on vastuussa kirjanpidon järjestämisestä. Kirjanpidon pitää antaa oikea ja riittävä kuvan yrityksen toiminnasta.

Jos yrityksesi on uusi ja ehkäpä starttiraha haussa, on tärkeää, että sinulla on esittää selkeä kirjanpito ja tilinpäätös, joka kertoo, miten yritykselläsi menee. Ja kaikista tärkeintä, saat itse hyvän kuvan siitä, mihin rahasi menevät ja mistä ne tulevat.

Kirjanpitoa käytetään hyväksi paitsi paitsi viranomaisilmoitusten pohjana myös sisäisesti yrityksen kehittämisessä. Tiliöintien avulla saat nopeasti kuvan yrityksesi kannattavuudesta sekä eri projektien kustannuksista. Sisäisen laskennan ei tarvitse olla vaikeaa, riittää että kirjanpito on hyvä tehdä fiksusti alusta alkaen. 

Tekisinkö itse vai käytänkö tilitoimistoa?

Kirjanpidon voi yrittäjä hoitaa myös itse. Pienen yrityksen kirjanpito hoituu kätevästi vaikka ihan excelillä tai edullisillakin kirjanpito-ohjelmilla. Varsinkin, jos tykkäät laskennasta, numeroiden pyörittelystä ja kirjanpidosta, niin se voi olla sinulle ihan hyvä vaihtoehto. Etsi silloin lisätietoa kirjanpidon tekemisestä ja verotuksesta vaikkapa verkkokursseilta tai erilaisista oppaista.

Useinmiten yrittäjä kuitenkin kokee, ettei kirjanpito ole se juttu, johon hän haluaa aikaansa käyttää. Silloin kannattaa kääntyä tilitoimiston puoleen. Hyvä tilitoimisto auttaa alusta pitäen järjestämään kirjanpidon siten, että siitä on yrittäjälle suurin mahdollinen hyöty. Lisäksi tilitoimistoilla on rutiini hoitaa erilaisia viranomaisilmoituksia, jolloin yrittäjän ei tarvitse muistaa kaikkia päivämääriä itse.

Erityisesti silloin, kun kirjanpito on jäänyt tekemättä, niin tilitoimistoon kannattaa olla yhteydessä hyvissä ajoin. He osaavat arvioida tarvittavan ajankäytön kirjanpitosi suhteen. Ennen tarjouksen tekemistä tilitoimisto haluaa yleensä tietää, paljonko tositteita on, ovatko ne järjestyksessä ja ovatko kaikki tositteet kirjanpitokelpoisia.

Kirjanpitoaineiston järjestely

Riippumatta siitä, millä tavalla kirjanpito hoidetaan, tulee kaikki tositteet järjestellä aikajärjestykseen. Siksi sinun kannattaa aloittaa järjetelemällä olemassa oleva aineisto. Tee siis näin: 

Osta mappi.

Etsi koko vuoden tiliotteet. On tärkeää, että sinulla on käytössä katkeamaton ketju tiliotteita yrityksesi tilikauden ensimmäisestä päivästä viimeiseen. Jos tiliotteita ei löydy, tilaa tai tulosta pankista uudet. Järjestä tiliotteet kansioon siten, että vanhin on alimpana ja uusin päällimmäisenä. 

Järjestele kuukausittain myyntilaskut tai niiden yhteenvedot, kassalaskelma, ostolaskut ja muut kuitit. Huomioi, että jokainen tosite kuuluu yritykselle. Kirjaa tositteeseen tarvittaessa, mihin asiaan se liittyy. Näin ne kirjataan oikealle tilille. Lisäksi tätä tietoa tarvitaan varsinkin silloin, kun haluat seurata vaikkapa markkinointikampanjasi tuloksellisuutta. Kirjanpitäjäsi ei voi tietää, mihin asioihin eri tositteet kuuluvat. Kun teet teet tämän työn, saat kirjanpidostasi huomattavasti enemmän irti ja kehität samalla yritystäsi. 

Järjestele kaikki tositteet tiliotteiden mukaan siten, että tiliote on päällimmäisenä ja siihen tiliotteeseen liittyvät tositteet ovat järjestyksessä sen alla. 

Jos et halua järjestellä tositteita itse, niin voit jättää tositteiden järjestelyn myös tilitoimiston tehtäväksi. On kuitenkin tärkeää muistaa, että yrittäjä on itse vastuussa siitä, että kaikki oleelliset tositteet on mukana kirjanpidossa. Tositteiden järjestelystä veloitetaan yleensä ajan kulumisen perusteella.

Tästä on sitten helppo lähteä viemään tositteita kirjanpitoon. Käytetystä ohjelmasta riippuu hieman, millä tavalla kirjaaminen kannattaa tehdä. Jos käytät tilitoimistoa, niin he hoitavat tämän tietenkin puolestasi. Tilikauden lähestyessä loppuaan on tärkeää ottaa huomioon myös tilinpäätökseen liittyviä asioita, kuten varaston koko, käteiskassa ja poistomäärät. Tässä vaiheessa voit myös vaikuttaa vielä tilikauden tulokseen omalla toiminnallasi. Yrityksesi toiminta ja omat tavoitteesi määrittävät, miten se kannattaa tehdä. Kysy lisää tilitoimistoltasi.

 

starttirahaOta yhteyttä jo tänään!

Autamme mielellämme sinua kirjanpitosi hoitamisessa.Teemme myös välitilinpäätöksen esimerkiksi silloin, kun starttiraha on katkolla. Yrityksemme tekee myös rästikirjanpitoja erikokoisille yrityksille ja yhdistyksille.  Näin sinulle jää enemmän aikaan oman yrityksesi ydintehtävään - palvelemaan omia asiakkaitasi.

Ole yhteydessä jo tänään ja keskustellaan, miten homma kannattaa hoitaa! Muistathan, että saat meiltä myös ilmaisen asiantuntijakeskustelun. Käytä tilaisuus hyväksesi ja tule keskustelemaan yrityksesi taloushallinnon kehittämisestä.